25 juil. 2014

règles de la communication par mel

Ne soyez plus jamais trahit par un mail

http://www.arobase.org/rediger/commandements.htm

 

Le courrier électronique a envahi nos communications professionnelles, personnelles, familiales, associatives. Sa facilité d'emploi peut conduire à des excès. Il peut être utile de réfléchir quelques minutes à nos usages.

Par convention le mot courriel désigne le courrier émis ou reçu électroniquement (le mail), le mot mél une adresse électronique (l'e-mail).

Utilisez le courriel avec parcimonie

Ne noyez pas vos correspondants sous les courriels. Limitez autant que possible le nombre de messages que vous envoyez et le nombre de destinataires.

Le courriel est pratique pour donner des informations, pas plus. Dans bien des cas, un appel téléphonique ne serait-il pas plus efficace, rapide et chaleureux ?

À moins d'avertir votre destinataire afin qu'il prenne ses dispositions, évitez d'envoyer des courriels qui auraient une taille supérieure à 500 ko (fichiers attachés, photos et diaporamas compris). Attention aussi à la taille de votre signature (image, animation...).

Pour mettre des données (fichiers, images, ...) à disposition de vos correspondants, privilégiez d'autres moyens : serveur commun, sites internet ...

Tournez 7 fois le pointeur sur l'écran ...

Un courriel, ça s'écrit vite, ça part vite, ça arrive vite, et ça peut faire beaucoup de dégâts.

Prenez toujours le temps de vous relire consciencieusement avant l'envoi d'un message.

Pendant cette relecture, lâchez votre souris ou votre téléphone pour éviter un clic-réflexe intempestif.

Attendez la fin de votre rédaction pour remplir le champs des destinataires.

Commencez votre message par joindre vos pièces jointes pour éviter de les oublier.

Donnez toujours des titres explicites à vos pièces jointes. Il est plus facile de confondre « Sans titre_1 » et « Sans titre_2 » plutôt que « Grille salaires validée» et « Grille salariale secrète – confidentiel ».

Relisez les courriers sensibles plutôt deux fois qu'une, avant de les envoyer.

N'envoyez pas dans un courriel ce que vous ne pourriez pas dire en face, et devant témoin, à la personne concernée.

N'envoyez jamais de jugement de valeur négatif sur les personnes.

N'écrivez jamais sous l'emprise de la colère ou de l'émotion.

Ne répondez jamais aux messages haineux que vous pourriez recevoir.

Souvenez-vous que les courriels sont des écrits qui restent et circulent.

Soignez vos messages

Même si le ton d'un courriel est moins formel que celui d'une lettre écrite, respectez les règles de ponctuation, d'orthographe et de grammaire.

Utilisez l'outil de correction orthographique de votre logiciel de messagerie. Relisez : il ne résout pas tout (accords, participes passés, homophones, ...).

Lors du paramétrage de votre logiciel de messagerie, faites mentionner vos nom et prénom dans le champ Expéditeur.

Utilisez les formules de politesse simples : "Bonjour", "Salutations", "Cordialement". La signature du courriel doit contenir vos nom et coordonnées.

L'argot, l'humour, l'ironie s'utilisent avec prudence. Votre interlocuteur n'est pas forcément dans le même état d'esprit.

LES MAJUSCULES DONNENT L'IMPRESSION QUE VOUS CRIEZ. . Mieux vaut donc éviter d'écrire des mots complets en majuscules.

Ponctuez votre message : majuscule, point, à la ligne.

N'utilisez jamais le style SMS ni télégraphique. nékrivé pa an fonétik.

Identifiez  votre message

Vous avez tout intérêt à ce que vos courriels soient identifiables pour que vos destinataires les ouvrent et les lisent. En utilisant le champs "Objet", vous permettez à votre interlocuteur de gérer visuellement son courrier. La réponse portera le même objet et vous pourrez relier question et réponse. Ordinairement n'abordez qu'un seul sujet par courriel.

Sélectionnez les bons destinataires

Le courriel doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s). Utilisez avec prudence les listes de diffusion. Si vous adressez une question à (A :) 5 personnes, il est possible que chacune se repose sur les 4 autres pour vous répondre.

Placez en copie en conforme (Cc:), les personnes devant être seulement tenues informées. Si cette pratique est bien mise en œuvre, les destinataires en copie ne devront pas avoir à répondre au courriel mais seulement en faire la lecture, et LE destinataire principal devra prendre en charge la question ou la déléguer.

En résumé :

  • A :          = pour avis ou action.
  • Cc :        = pour information.

Prenez garde aux envois en nombre

Si vous envoyez un courriel à un nombre important de destinataires, placez les méls dans le champ copie cachée (Bcc: ou Cci:). De cette façon, chaque destinataire n'aura pas connaissance des méls des autres destinataires. Dans ce cas il peut être utile de mentionner "diffusé par mes soins à tous les adhérents, aux directeurs commerciaux de secteur, aux parlementaires du département,... ", afin d'éviter les malentendus.

Lorsque vous répondez à un courriel envoyé à plusieurs personnes, ne répondez pas à tous les destinataires du message original si vous ne souhaitez parler qu'à son auteur. N'utilisez pas systématiquement "répondre à tous".

Définissez des priorités aux messages

Si nécessaire, attribuez une priorité (importance) au message que vous envoyez. Les personnes à qui vous adressez votre courriel porteront alors une attention particulière à votre message.

Attention: si vous envoyez tous vos courriels en "haute priorité", vous risquez de ne plus être crédible. Indiquez la priorité uniquement aux messages urgents.

Le courriel ne met pas votre correspondant à vos ordres : n'attendez pas de réponse instantanée, même aux courriels « haute priorité ». Indiquez, avec la politesse d'usage, un délai ou une date limite pour vous répondre.

Réfléchissez à deux fois avant de transférer un courriel

Avez-vous la permission de l'auteur ? Divulguer à un tiers le contenu d'une conversation privée peut être dommageable...

Étiez-vous destinataire principal ou simplement en copie ?

Est-il nécessaire de garder dans votre nouveau message tous les messages antérieurs, avec les adresses des interlocuteurs, les images et copie d'écran, les pièces jointes ?

L'objet initial est-il précisément votre sujet ?

Jamais d'informations confidentielles

N'envoyez jamais d'information confidentielle par courriel, en particulier votre numéro de carte bancaire, vos codes secrets et mots de passe.

Plus généralement n'écrivez jamais sur un courriel ce que vous n'écririez pas sur une carte postale sans enveloppe. N'oubliez pas que votre courriel peut être transféré d'un simple clic.

Protégez les pièces jointes sensibles par un mot de passe... que vous ne communiquerez PAS par courriel.

Méfiez-vous des pirates

Sur votre boite à lettre, vous recevrez inévitablement des courriers indésirables. Apprenez à les gérer et faites jouer votre bon sens et votre sens de la réalité avant de considérer un message comme valide. On distingue :

·         Spam (pourriel) : courriel publicitaire non sollicité. Utilisez la règle "Courrier indésirable".

·         Hoax (canular ou vérité) : courriel sollicitant votre peur (des virus éventuellement), votre émotion, votre compassion, votre indignation, et le transfert à votre carnet d'adresse. Ne participez jamais à la circulation d'aucune chaînes. Consultez hoaxbuster.com

·         Phising (hameçonnage) : courriel sollicitant votre connexion sur un site pirate ressemblant (à s'y méprendre) à celui de votre banquier ou d'un autre de vos fournisseurs, afin de recueillir vos données et vos codes d'accès. A priori ne cliquez pas sur les liens fournis dans des courriels non sollicité. Allez directement sur le site de votre fournisseur et interrogez-le sur la validité du courriel.

·         Escroquerie : un quidam résidant à l'étranger vous propose de l'argent ou la gestion de son héritage ou l'achat d'un bien que vous avez mis en vente sur le net … moyennant le paiement par vous d'une « taxe » via un virement par mandat.

·         N'ouvrez jamais les pièces jointes au courriel d'interlocuteurs que vous ne connaissez pas. De plus, en dehors d'une sécurité collective, les particuliers doivent avoir un antivirus et paramétrer sa mise à jour automatique.

 

 

 

 

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